Que es un Sistema de Gestión?

Un Sistema de Gestión ayuda a lograr las metas y objetivos de una organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado. Por tanto el Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que deja trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.

Un Sistema de Gestion hace que las empresas funcionan como unidades completas con una visión compartida. Ello engloba la información compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y del medioambiente.

Generalmente en un sistema de gestion se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo, obtener una mejora, respecto al anterior ciclo, lo que se denomina laMejora Continua de un Sistema de Gestion.

La implementación de un sistema de gestión eficaz en una Organizacion puede ayudar a esta en: gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, mejora en la efectividad operativa, Reduccion de costos, Aumento en la satisfacción de clientes y partes interesadas, protege la marca y la reputación, logra mejoras continuas, potencia la innovación, eliminar las barreras al comercio y aporta claridad al mercado.

Un Sistema de Gestion se desarrolla principalmente en 4 etapas:

1. Etapa de Ideación
2. Etapa de Planeación
3. Etapa de Implementación
4. Etapa de Control

Etapa de Ideación

Esta etapa consiste en trabajar en la idea que guiará los primeros pasos del proceso de creación que se logra con el sistema de gestión propuesto. Existen varias metodologías para lograr refinar la idea. Siendo la mas conocida la conocida como Lluvia de ideas o Brainstorming, que consiste en generar el máximo de ideas para obtener un amplio espectro de posibilidades en dónde atacar. Este proceso consiste en que un grupo o una persona, durante un tiempo prudente se enfoca en generar o “lanzar” ideas sin restricciones, pero que tengan cercanía con el tema que se está tratando. Una vez que se tenga un listado adecuado, se procede a analizar las ideas y a pulir su cercanía con lo que realmente se quiere. La idea central de este proceso es que aquí se debe definir claramente el objetivo perseguido, es decir se debe plantear la pregunta “Qué queremos lograr?”. Una vez definido, se procede al “Cómo lograrlo?” y se pasa a la siguiente etapa.

Etapa de Planificacion

Este paso constituye una etapa fundamental y el punto de partida de la acción directiva, ya que supone el establecimiento de sub-objetivos y los cursos de acción para alcanzarlos. Es asi que en esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarán, la estructura organizacional que se requiere, el personal que se asignara, el tipo de tecnología que se necesita, los recursos que se van emplear y la clase de controles que se aplicaran en todo el proceso.

Etapa de Implementación

Esta etapa se entiende por gestión, es decir la acción y efecto de administrar. Pero, en un contexto empresarial, esto se refiere a la dirección que toman las decisiones y las acciones para alcanzar los objetivos trazados. Se debe destacar que las decisiones y acciones que se toman para llevar adelante un propósito, se sustentan en los mecanismos o instrumentos administrativos (estrategias, tácticas, procedimientos, presupuestos, etc.), que están sistémicamente relacionados y que se obtienen del proceso de planificación.

Etapa de Control

Esta etapa es una función administrativa, de caracter regulador, que permite verificar si la actividad, proceso, unidad, sistema, etc, está cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados que se esperan. Por tanto se debe señalar que la finalidad del control es la detección de errores, fallas o diferencias, en relación a un planteamiento inicial, para su corrección y/o prevención. Por tanto, el control debe estar muy relacionado con los objetivos inicialmente definidos, por lo que deberia permitir la medición y cuantificación de los resultados, la detección de desviaciones y el establecimiento de medidas correctivas y preventivas, empezando desde ya a considerar que las medidas preventivas seran las mas convenientespara la organizacion.